Tổng đài nội bộ là một hệ thống liên lạc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Nó giúp các nhân viên có thể liên lạc với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả, đồng thời cũng giúp quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp được thuận tiện hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tổng đài nội bộ và tại sao nó là một giải pháp liên lạc tối ưu cho doanh nghiệp.
>>>Xem thêm: 04 Cách để nâng cao trải nghiệm khách hàng
Tổng quan về tổng đài nội bộ
Khái niệm và chức năng
Tổng đài nội bộ là một hệ thống liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp, cho phép các nhân viên có thể gọi điện thoại, nhắn tin hoặc gửi email cho nhau một cách dễ dàng. Nó còn có thể kết nối với các thiết bị khác như máy fax, máy tính, máy in để tạo thành một hệ thống liên lạc toàn diện trong doanh nghiệp.
Chức năng chính là giúp các nhân viên có thể liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện. Nó cũng giúp quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp được hiệu quả hơn, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
>>>Xem thêm: Tối ưu hóa quản lý cuộc gọi với phần mềm tổng đài OMICall
Các loại tổng đài nội bộ
Hiện nay, có hai loại tổng đài nội bộ phổ biến là tổng đài điện thoại cố định và tổng đài điện thoại IP.
Tổng đài điện thoại cố định sử dụng mạng điện thoại cố định để kết nối các điện thoại trong doanh nghiệp. Các điện thoại này thường có số bàn phím lớn và các tính năng đơn giản như gọi, nhận cuộc gọi và chuyển cuộc gọi. Tuy nhiên, chúng có thể được nâng cấp để có thêm các tính năng như ghi âm cuộc gọi hay chuyển cuộc gọi tự động.
Tổng đài điện thoại IP sử dụng mạng internet để kết nối các điện thoại trong doanh nghiệp. Các điện thoại này có thể tích hợp nhiều tính năng như gọi video, gửi tin nhắn thoại và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điểm mạnh của tổng đài điện thoại IP là tính linh hoạt cao và chi phí thấp hơn so với tổng đài điện thoại cố định.
Lợi ích của tổng đài
Tăng hiệu suất làm việc
Với tổng đài nội bộ, các nhân viên có thể liên lạc với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng. Thay vì phải di chuyển đến văn phòng của đồng nghiệp để trao đổi công việc, họ có thể gọi điện thoại hoặc nhắn tin ngay trên máy tính. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
Ngoài ra, tổng đài còn có tính năng chuyển cuộc gọi tự động giữa các nhân viên. Khi một cuộc gọi đến, nếu người được gọi không có mặt, tổng đài sẽ tự động chuyển cuộc gọi đến người khác trong cùng một nhóm. Điều này giúp đảm bảo không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ và tăng hiệu quả trong việc giải quyết công việc.
>>>Xem thêm: Giải pháp tổng đài AI – Tự động hóa
Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp
Tổng đài nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Các nhân viên có thể liên lạc với nhau một cách chuyên nghiệp và thuận tiện, từ đó tạo ra sự ăn ý và hợp tác trong công việc. Đồng thời, tính năng ghi âm cuộc gọi cũng giúp quản lý có thể kiểm tra lại các cuộc gọi để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc liên lạc. Thay vì phải sử dụng các dịch vụ liên lạc bên ngoài như điện thoại di động hay email, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần cho hệ thống tổng đài và có thể sử dụng miễn phí trong suốt quá trình hoạt động. Điều này giúp giảm chi phí liên lạc và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các tính năng của tổng đài nội bộ
Gọi điện thoại nội bộ
Tính năng chính của tổng đài nội bộ là cho phép các nhân viên gọi điện thoại nội bộ với nhau. Điều này giúp tiết kiệm chi phí liên lạc và tăng hiệu quả trong công việc.
Chuyển cuộc gọi tự động
Tổng đài nội bộ còn có tính năng chuyển cuộc gọi tự động giữa các nhân viên. Khi một cuộc gọi đến, nếu người được gọi không có mặt, tổng đài sẽ tự động chuyển cuộc gọi đến người khác trong cùng một nhóm. Điều này giúp đảm bảo không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ và tăng hiệu quả trong việc giải quyết công việc.
Ghi âm cuộc gọi
Tổng đài nội bộ có tính năng ghi âm cuộc gọi, giúp quản lý có thể kiểm tra lại các cuộc gọi để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này cũng hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp hoặc khi cần thiết phải có bằng chứng về một cuộc gọi.
Tích hợp với các thiết bị khác
Tổng đài nội bộ có thể tích hợp với các thiết bị khác như máy fax, máy tính và máy in để tạo thành một hệ thống liên lạc toàn diện trong doanh nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm các thiết bị riêng lẻ và tăng tính linh hoạt trong công việc.
>>>Xem thêm: Phân tích tài chính doanh nghiệp – Bí quyết của sự phát triển
Cách lựa chọn phù hợp
Khi lựa chọn tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp, có một số yếu tố cần được xem xét như sau:
Số lượng nhân viên
Số lượng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ quyết định kích thước của hệ thống tổng đài cần thiết. Nếu doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, thì cần phải đầu tư vào một hệ thống tổng đài nội bộ lớn và có tính năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu liên lạc của tất cả nhân viên.
Tính năng cần thiết
Trước khi lựa chọn tổng đài, doanh nghiệp cần xác định các tính năng cần thiết cho công việc của mình. Ví dụ như gọi điện thoại nội bộ, chuyển cuộc gọi tự động hay ghi âm cuộc gọi. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp với nhu cầu của mình.
Chi phí đầu tư và vận hành
Chi phí đầu tư và vận hành là yếu tố quan trọng cần được xem xét khi lựa chọn tổng đài. Doanh nghiệp cần tính toán chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng để có thể chọn được hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp với ngân sách của mình.
Cách cài đặt và sử dụng tổng đài
Cài đặt hệ thống tổng đài
Để cài đặt hệ thống, doanh nghiệp cần có một số thiết bị như máy chủ, điện thoại và các thiết bị kết nối khác. Sau khi có đầy đủ thiết bị, doanh nghiệp có thể thuê một công ty cung cấp dịch vụ để cài đặt và cấu hình hệ thống tổng đài nội bộ cho mình.
Sử dụng hệ thống
Sau khi cài đặt thành công, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hệ thống tổng đài. Để sử dụng hệ thống này, các nhân viên cần được đào tạo và hướng dẫn cách sử dụng các tính năng của tổng đài. Điều này giúp đảm bảo việc sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ được hiệu quả và thuận tiện.
>>>Xem thêm: Chi tiết cách vận hành một doanh nghiệp hiệu quả
Kết luận
Tổng đài nội bộ là một giải pháp liên lạc tối ưu cho doanh nghiệp. Nó giúp tăng hiệu suất làm việc, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí liên lạc. Để lựa chọn được hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như số lượng nhân viên, tính năng cần thiết và chi phí đầu tư và vận hành. Với sự phát triển của công nghệ, tổng ngày càng được nâng cấp và cải tiến để đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp hiện đại.
Liên hệ để được tư vấn những dịch vụ liên quan đến Zalo tại:
- Website: omizcc.com
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
