Tổng đài doanh nghiệp là một trong những công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó giúp cho việc liên lạc và giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.
>>>Xem thêm: Tổng đài đa kênh – giải pháp tối ưu
Tổng đài doanh nghiệp là gì?
Định nghĩa
Tổng đài doanh nghiệp là một hệ thống điện thoại được sử dụng để quản lý và điều phối cuộc gọi của doanh nghiệp. Nó cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp có thể liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống tổng đài doanh nghiệp có thể tích hợp nhiều tính năng như gọi điện thoại nội bộ, chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, tổng hợp dữ liệu và quản lý danh sách khách hàng.
Các loại tổng đài doanh nghiệp
Hiện nay, có hai loại tổng đài doanh nghiệp phổ biến là tổng đài IP và tổng đài điện thoại di động.
- Tổng đài IP: là hệ thống tổng đài doanh nghiệp được tích hợp vào mạng internet của doanh nghiệp. Nó cho phép các cuộc gọi được thực hiện thông qua mạng internet, giúp giảm chi phí liên lạc và tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp.
- Tổng đài điện thoại di động: là hệ thống được tích hợp vào điện thoại di động của nhân viên. Nó cho phép nhân viên có thể liên lạc và làm việc từ bất kỳ đâu, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong công việc.
>>>Xem thêm: Customer Touch Point là gì?
Lợi ích của khi sử dụng
Tiết kiệm chi phí
Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài doanh nghiệp là giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều đường điện thoại riêng lẻ cho từng bộ phận, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống tổng đài doanh nghiệp để quản lý tất cả các cuộc gọi. Điều này giúp giảm chi phí liên lạc và tiết kiệm được nhiều chi phí khác như chi phí thuê bao, chi phí cài đặt và bảo trì.
Tăng hiệu quả kinh doanh
iúp tăng hiệu quả kinh doanh bằng cách tối ưu hóa quá trình liên lạc và giao tiếp trong doanh nghiệp. Nhờ tính năng chuyển cuộc gọi, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể liên lạc và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong công việc của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Quản lý khách hàng tốt hơn
Giúp quản lý khách hàng tốt hơn. Tính năng tổng hợp dữ liệu cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích thông tin về khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp để thu hút và duy trì khách hàng. Ngoài ra, tính năng ghi âm cuộc gọi cũng giúp doanh nghiệp có thể lưu lại các cuộc gọi với khách hàng để phục vụ cho việc đào tạo nhân viên và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Các tính năng của tổng đài
Gọi điện thoại nội bộ
Một trong những tính năng cơ bản là cho phép các cuộc gọi nội bộ giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm chi phí liên lạc và tăng tính linh hoạt trong công việc.
Chuyển cuộc gọi
Tính năng chuyển cuộc gọi cho phép nhân viên có thể chuyển cuộc gọi đến một số điện thoại khác khi không thể trả lời được. Điều này giúp đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng từ khách hàng và tăng tính linh hoạt trong công việc.
Ghi âm cuộc gọi
Tính năng ghi âm cuộc gọi cho phép doanh nghiệp có thể lưu lại các cuộc gọi với khách hàng để phục vụ cho việc đào tạo nhân viên và cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp có thể lưu lại các thông tin quan trọng trong cuộc gọi để sử dụng sau này.
>>>Xem thêm: Customer Success là gì?
Cách lựa chọn tổng đài phù hợp
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi lựa chọn tổng đài doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu sử dụng của mình. Điều này giúp cho việc lựa chọn phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tìm hiểu các tính năng và giá cả
Trước khi quyết định mua tổng đài doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về các tính năng và giá cả của từng loại. Nên lựa chọn những tính năng cần thiết và phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để tránh tốn chi phí không cần thiết.
Chọn nhà cung cấp uy tín
Việc chọn nhà cung cấp uy tín là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và tính ổn định của tổng đài doanh nghiệp. Nên tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp và đánh giá các dịch vụ mà họ cung cấp trước khi quyết định chọn.
>>>Xem thêm: Hiệu ứng cánh bướm là gì và tầm quan trọng trong marketing
Cách sử dụng hiệu quả
Đào tạo nhân viên
Để tận dụng tối đa tính năng của tổng đài doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống này. Điều này giúp cho việc liên lạc và giao tiếp trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
Thường xuyên kiểm tra và bảo trì
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả trong hoạt động. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, cần khắc phục ngay để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tận dụng tính năng của tổng đài doanh nghiệp
Ngoài việc sử dụng tổng đài doanh nghiệp để liên lạc và giao tiếp, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng các tính năng khác của hệ thống này như tổng hợp dữ liệu và quản lý khách hàng để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh.
>>>Xem thêm: 07 Hiệu ứng tâm lý phổ biến và cách ứng dụng vào marketing
Kết luận
Tổng đài doanh nghiệp là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó giúp cho việc liên lạc và giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Liên hệ để được tư vấn những dịch vụ liên quan đến Zalo tại:
- Website: omizcc.com
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
