9 Kỹ Năng Giao Tiếp Với Khách Hàng Chuyên Nghiệp

Hiện nay việc chăm sóc khách hàng luôn là yếu tố quan trọng để khách hàng chốt đơn sản phẩm/dịch vụ với doanh nghiệp. Do đó, kỹ năng giao tiếp với khách hàng chính là một nền tảng vững chắc, để có thể giữ chân khách hàng và khiến họ hài lòng với những gì mà doanh nghiệp cho họ trải nghiệm.

Sẵn sàng chủ động lắng nghe khách hàng

Một trong những điều cơ bản trong việc giao tiếp với khách hàng đó là lắng nghe. Khi một người đang nói chuyện, thì khoảng thời gian này chính là lúc để bạn có thể thật sự tiếp thu những gì người ấy đang nói cũng như là tổ chức sắp xếp lại những thông tin để bạn có thể chuẩn bị đáp lại. Nhưng rất nhiều trường hợp chúng ta lại để tâm trí của mình lơ đãng đến mọi thứ xung quanh thay vì đi theo câu chuyện của người nói, bởi thế việc lắng nghe trong tâm thế chủ động sẽ cũng không dễ dàng như bạn từng nghĩ.

Để có thể rèn luyện kỹ năng nghe tốt hơn bạn hãy chủ động gợi ý những địa điểm yên tĩnh để có thể nói chuyện, bàn bạc với đối phương để tránh sự phân tâm đến từ môi trường xung quanh. Tiếp đến hãy dành sự tập trung vào trong những câu chuyện của đối phương, không cắt lời người khác, có thể ghi chú nếu bạn thấy cần thiết và sau đó hãy diễn giải hoặc tóm tắt những gì khách hàng vừa trình bày và đưa ra giải pháp cho vấn đề của họ.

>> Xem thêm: Phân loại hệ thống tổng đài Call center

Bày tỏ thiện cảm với khách hàng

Hãy thể hiện sự niềm nở, ân cần với khách hàng dù bạn là một người trầm tính ít nói hoặc là một người hoạt ngôn. Nhưng hãy đặt mục tiêu của bạn lên hàng đầu là việc chinh phục được khách hàng. Hãy luôn tạo ra một môi trường để khách hàng có một trải nghiệm thoải mái nhất.

Hãy dùng từ “không” hợp lý

Bất kỳ trong chúng ta đều không ai muốn nghe từ “Không” vì vậy bạn hãy tránh sử dụng từ này trong giao tiếp với khách hàng của mình bằng mọi giá. Trường hợp bạn sẽ phải sử dụng từ “không” hãy cố gắng lựa chọn cách diễn đạt nó một cách tích cực, vui vẻ hơn cách nghĩ của khách hàng.

Hãy cố gắng tạo được ấn tượng trong giao tiếp khi lần đầu gặp mặt khách hàng, đây cũng được xem là một trong những kỹ năng quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng.

Đảm bảo tính nhất quán

Hãy đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp và trong cả cách bạn giao tiếp của bạn với khách hàng. Bởi vì khách hàng sẽ luôn trong tâm thế đặt kỳ vọng về doanh nghiệp. Nên hãy tạo ra thiện chí của bạn với khách hàng trong lần đầu gặp mặt và duy trì nó cho những lần sau để không khiến khách hàng cảm thấy hụt hẫng.

Thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng

Trong giao tiếp hãy điều chỉnh phong thái của bạn trở nên chuyên nghiệp và phải phù hợp với từng đối tượng khách hàng mà bạn gặp phải. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ trở thành một người khác hoàn toàn. Nhưng chỉ là sự điều chỉnh phù hợp từ phong cách ngôn ngữ hình thể, giọng điệu cho phù hợp để kết nối với khách hàng dễ dàng và gắn bó hơn.

Nội dung rõ ràng và cô đọng

Khi nói chuyện với khách hàng hoặc giao tiếp qua các phương tiện khác như email hoặc một bức thư hay tin nhắn. Hãy cần rõ ràng và cụ thể về nội dung, đi thẳng đến vấn đề chính, súc tích và cô đọng thông tin nhất có thể để tăng hiệu quả về tiếp thu thông tin của khách hàng.

>> Xem thêm: Cách Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng Cực Hiệu Quả

Luôn nói lời cảm ơn và thể hiện trạng thái biết ơn

Đây điểm xem như một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong giao tiếp với khách hàng. Đôi khi nó chỉ là những điều cơ bản nhưng lại có ý nghĩa vô cùng lớn. Hãy luôn biết thể hiện này để khách hàng cảm thấy được phục vụ chu đáo và nhận được sự lịch cũng như được tôn trọng hơn.

Hãy đặt câu hỏi khi cần thiết

Đặt câu hỏi là một kỹ năng giao tiếp với khách hàng vì khi bạn đặt ra những câu hỏi liên quan đến vấn đề của khách hàng. Khách hàng sẽ cảm nhận được sự tò mò của bạn đối với câu chuyện của họ và cảm nhận được bạn đang thật sự quan tâm đến họ. Việc đặt câu hỏi đúng cách bạn sẽ được khách hàng đánh giá cao trong giao tiếp.

Gửi lời chào khách hàng khi ra về

Lúc nào ấn tượng đầu tiên cũng sẽ rất quan trọng, bằng cách này sẽ giúp bạn lấy được cảm tình từ khách hàng. Khi khách hàng có một ấn tượng tốt về lần đầu gặp mặt thì chắc chắn những lần sau họ cũng sẽ niềm nở, cho chúng ta thêm thời gian để lắng nghe chúng ta tư vấn. Vì vậy hãy giữ thái độ nhiệt tình, thân thiện và nở một nụ cười chào họ khi ra về và hẹn gặp lại.