Đăng ký số tổng đài là điều kiện tiên quyết nếu tổ chức mong muốn tối đa hóa quy cách tiếp cận và CSKH. Đặc biệt, đây còn là cách khẳng định uy tín thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.
Mặc là, không ít doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do vậy, bài viết sau đây cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…
Số tổng đài là gì?
Số tổng đài còn được biết đến là số hotline, số điện thoại công ty,… Đây là kênh đại diện cho doanh nghiệp khi khách hàng, đối tác có mong muốn liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Do vậy, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của bất kỳ doanh nghiệp, chứng tỏ uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
Thị trường hiện nay có kha khá đầu số giúp công ty dễ dàng lựa chọn. Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, tổ chức sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:
- Đầu số tổng đài 1900.
- Đầu số tổng đài 1800.
- Đầu số cố định theo khu vực.
- Đầu số di động.
Tại sao công ty phải đăng ký số tổng đài?
Có thể tổ chức chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ đem đến nhiều lợi ích. Trong đó phải nhắc đến như:
- Để lại ấn tượng với khách hàng
Hotline là cơ sở hỗ trợ tổ chức tạo nên ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên lạc. Nhất là, nếu sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.
Trường hợp sử dụng số di động, công ty nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.
- Gia tăng tỷ lệ chốt sale
Việc đăng ký số tổng đài chứng tỏ sự chuyên nghiệp, tăng trưởng giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Ngoài ra, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, điều này giúp quá trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.
- Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH
Điểm đặc biệt, nếu kết hợp số hotline và hệ thống tổng đài call center. Đây là bước giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quy trình tiếp cận và CSKH.
Ngoài ra, giải pháp tổng đài còn xử lý tất cả các tính năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, auto call với AI chuyên nghiệp,…và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của doanh nghiệp.
> Xem ngay: 5 Ưu Thế Vượt Trội Khi Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp
Các bước đăng ký số tổng đài cho tổ chức
Với những thông tin trên, chắc hẳn doanh nghiệp cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Không chỉ vậy, thị trường hiện tại có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt, nếu doanh nghiệp không đầu tư vào quá trình chăm sóc và tiếp cận thì có khả năng bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.
Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Đăng ký số tổng đài doanh nghiệp
- Lựa chọn các đầu số hotline hợp với tổ chức (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
- Cung cấp các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
- Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.
Bước 2: Lựa chọn tổng đài sử dụng
- Doanh nghiệp lựa chọn thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo thích hợp với mục tiêu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
- Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
- Thiết lập tổng đài với đầu số hotline doanh nghiệp đã chọn trước đó.
Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối
Sau khi chọn được giải pháp tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để hoạt động, công ty cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…
Bước 4: Thiết lập hệ thống và triển khai vận hành
Cuối cùng, để giải pháp tổng đài được vận hành, doanh nghiệp cần cài đặt một số bước cơ bản dưới đây:
- Địa chỉ/Đơn vị thiết lập tổng đài và thiết lập các tính năng thích hợp với công ty sử dụng.
- Tạo dựng lời chào tổng đài và các phím tắt theo yêu cầu công ty.
- Cài đặt và phân luồng con số nhân viên tổng đài, telesale,…
- Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các tính năng trong hệ thống.
- Cài đặt địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
- Tiến hành và hướng dẫn tổ chức sử dụng và vận hành tối ưu.
- Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
- Sẵn sàng một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
- …
Vì vậy, nếu muốn quá trình đăng ký số tổng đài diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ tại OMICall – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh, phù hợp với mọi doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.
Tại đây, tổ chức có thể hoàn toàn yên tâm vì mọi thủ tục sẽ được thực hiện minh bạch nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Đồng thời, OMICall có hệ thống kho số tổng đài lớn nhất thị trường hiện nay với mức giá cạnh tranh, đa dạng đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo Giá Tổng Đài Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2022
Tạm kết
Mong rằng những thông tin được diễn giải trên đã giúp tổ chức định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.
Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh